Inwentaryzacja roczna – spis z natury krok po kroku

Najważniejsze w skrócie

Termin: przy dniu bilansowym 31 grudnia 2026 r. spis większości składników można przeprowadzić od 1 października 2026 r. do 15 stycznia 2027 r. (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ustawa przewiduje od tego wyjątki.
Rzadziej: zapasy w strzeżonych magazynach z ewidencją ilościowo-wartościową – raz na 2 lata. Nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym – raz na 4 lata.
Odpowiedzialność: za spis z natury odpowiada kierownik jednostki. Nie może przenieść tej odpowiedzialności na biuro rachunkowe (art. 4 ust. 5).
Różnice: wyjaśnia się je i rozlicza w księgach roku, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2).
Badanie: umowę z firmą audytorską zawiera się w terminie umożliwiającym biegłemu udział w inwentaryzacji (art. 66 ust. 5).

Stan prawny na dzień 13 października 2026 r. Podstawa: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522 ze zm.). Nowelizacje ogłoszone po tekście jednolitym nie zmieniły art. 26 i 27. Praktyczne wskazówki opieramy na stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie spisu z natury zapasów (Dz. Urz. MF z 2016 r. poz. 55). Stanowisko nie jest przepisem prawa, ale opisuje dobrą praktykę.

Trzy metody inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest częścią rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 3). Ustawa przewiduje trzy metody (art. 26 ust. 1):

spis z natury – aktywa pieniężne poza rachunkami bankowymi, papiery wartościowe w formie materialnej, zapasy, środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne, maszyny i urządzenia w środkach trwałych w budowie,
potwierdzenie salda – środki na rachunkach, należności, aktywa powierzone kontrahentom (np. zapasy w obcym magazynie),
weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami – m.in. grunty, prawa majątkowe, a także składniki, których z uzasadnionych przyczyn nie dało się spisać ani potwierdzić.

Spisem obejmuje się również aktywa obce znajdujące się w jednostce, np. towary w komisie. O wynikach powiadamia się właściciela. Nie dotyczy to jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2).

Terminy i częstotliwość

Podstawowa data to ostatni dzień roku obrotowego. Art. 26 ust. 3 dopuszcza odstępstwa:

Składnik	Kiedy spis jest uznany za terminowy
Większość składników, w tym zapasy objęte bieżącą ewidencją	rozpoczęty nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku i zakończony do 15. dnia następnego roku
Zapasy w strzeżonych składowiskach z ewidencją ilościowo-wartościową	raz w ciągu 2 lat
Nieruchomości w środkach trwałych i inwestycjach; inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia w budowie – na terenie strzeżonym	raz w ciągu 4 lat
Towary i opakowania w sklepach z ewidencją wartościową	raz w roku, w dowolnym dniu roku obrotowego

Okno 3 miesiące / 15 dni nie obejmuje aktywów pieniężnych, papierów wartościowych i produkcji w toku. Nie obejmuje też materiałów i towarów odpisywanych w koszty w dniu zakupu ani produktów gotowych odpisywanych w koszty przy wytworzeniu (art. 17 ust. 2 pkt 4). Te składniki spisuje się na ostatni dzień roku.

Przy spisie poza dniem bilansowym stan ze spisu przelicza się na dzień bilansowy o przychody i rozchody z okresu pośredniego. Stanu księgowego nie można ustalić na dzień późniejszy niż dzień bilansowy (art. 26 ust. 3 pkt 1).

Przykład: 10 stycznia 2027 r. policzono 120 sztuk towaru. Od 1 stycznia do dnia spisu przyjęto 30 sztuk i wydano 20. Stan na 31 grudnia 2026 r. wynosi 120 − 30 + 20 = 110 sztuk. Przy spisie przed końcem roku znaki są odwrotne.

Przygotowanie spisu

Zarządzenie i odpowiedzialność

Kierownik jednostki (w spółce z o.o. i akcyjnej – zarząd) wydaje zarządzenie: przedmiot spisu, data stanu, daty spisu, skład komisji i przewodniczący.

Odpowiedzialności za spis z natury nie można przekazać innej osobie ani biuru rachunkowemu (art. 4 ust. 5). Nie zmienia tego zlecenie spisu firmie zewnętrznej. Według stanowiska KSR przy zarządzie wieloosobowym za spis odpowiadają wszyscy jego członkowie.

KSR dopuszcza ograniczenie regulacji wewnętrznych do samego zarządzenia. Zaleca jednak przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej i harmonogramu. Harmonogram wskazuje pola spisowe (jednoznacznie wydzielone magazyny, strefy, regały), daty spisu i przypisane zespoły.

Komisja i zespoły spisowe

Według stanowiska KSR zespół spisowy powinien liczyć co najmniej dwie osoby. W jednostkach zatrudniających średniorocznie do 10 osób spis może przeprowadzić jedna osoba, jeżeli zaangażowanie dwóch jest niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione.

W komisji i zespołach nie powinny zasiadać osoby:

odpowiedzialne materialnie za spisywane zapasy,
prowadzące ich ewidencję księgową,
mające dostęp do stanów ewidencyjnych lub z innych powodów niezapewniające bezstronności.

Osoba odpowiedzialna (np. magazynier) jest obecna przy spisie i podpisuje arkusze. Jeśli nie może, wskazuje osobę upoważnioną; w przeciwnym razie kierownik wyznacza zastępcę lub zleca spis co najmniej trzyosobowemu zespołowi.

Arkusze spisowe

Arkusze są ponumerowane i wydawane za pokwitowaniem, a po spisie zwraca się wszystkie, także anulowane – jak druki ścisłego zarachowania. Arkusz wskazuje pole spisowe, datę, skład zespołu, a dla każdej pozycji indeks, jednostkę miary i ilość. Podpisują go zespół i osoba odpowiedzialna.

Arkusze nie mogą zawierać stanów ewidencyjnych – według KSR podważa to rzetelność spisu. Dopuszczalne są arkusze elektroniczne i skanery, jeśli zapis jest trwały, przypisany do osoby i chroniony przed zmianą.

Przygotowanie zapasów

Osoby odpowiedzialne porządkują zapasy i wydzielają zapasy obce oraz uszkodzone. Przed spisem magazynier oświadcza księgowemu, że przekazał wszystkie dowody przychodu i rozchodu, podając numery ostatnich dokumentów.

Przebieg spisu

Rzeczywisty pomiar. Ilość ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Pomiar szacunkowy (np. materiały sypkie) stosuje się, gdy dokładny pomiar jest niemożliwy lub nieopłacalny. Dane do szacunku dokumentuje się protokołem.
Bez wglądu w ewidencję. Zespół nie zna stanów księgowych.
Wstrzymanie ruchu. Najlepiej spisywać, gdy pole spisowe jest wyłączone z działalności. Jeśli to niemożliwe, dostawy trafiają do wydzielonej strefy, a wydania oznacza się jako „przed spisem” lub „po spisie”.
Zapasy obce. Spisuje się je na odrębnych arkuszach, osobno dla każdego właściciela, bez wyceny.
Zapasy o obniżonej przydatności. Uszkodzone i przeterminowane pozycje wykazuje się osobno, z opisem stanu.
Trwałe zapisy. Błąd poprawia się przez czytelne skreślenie i wpisanie właściwej treści, z datą oraz podpisami zespołu i osoby odpowiedzialnej. Korektor jest niedopuszczalny. Puste wiersze się zakreśla, a arkusz kończy formułą „Spis zakończono na pozycji…”.

Kontroler spisowy może zarządzić ponowne liczenie. Zastrzeżenia osoby odpowiedzialnej rozstrzyga przewodniczący komisji.

Po spisie: wycena i rozliczenie różnic

Wycena i porównanie z ewidencją

Księgowy wycenia spis w cenach stosowanych w ewidencji zapasów (przy ewidencji ilościowo-wartościowej – tylko różnice). Wcześniej sprawdza, czy zaksięgowano wszystkie dokumenty obrotu do dnia spisu.

Przy zapasach bez bieżącej ewidencji (odpisywanych w koszty przy zakupie lub wytworzeniu) nie ustala się różnic. Wyceniony spis służy ustaleniu stanu zapasów w bilansie i korekcie kosztów.

Zapasy wycenia się w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia, nie wyższych niż cena sprzedaży netto (art. 28 ust. 1 pkt 6). Uwagi o uszkodzonych pozycjach są więc podstawą do odpisów aktualizujących.

Rodzaje różnic

Komisja najpierw sprawdza, czy różnica nie jest pozorna, np. wynika z błędnego indeksu albo dokumentu zaksięgowanego pod złą datą. Pozostałe różnice to:

niedobory usprawiedliwione – np. ubytki naturalne w granicach norm. Obciążają koszty działalności operacyjnej, a niedobory wskutek zdarzeń losowych (pożar, zalanie, kradzież) – pozostałe koszty operacyjne,
niedobory nieusprawiedliwione – jeśli osoba odpowiedzialna zgadza się je pokryć, obciąża się rozrachunki z pracownikiem. Jeśli nie, kierownik decyduje o dochodzeniu roszczenia. Roszczenie dochodzone sądownie objęte jest odpisem aktualizującym, a niedobór niedochodzony obciąża pozostałe koszty operacyjne,
nadwyżki – zwykle pozostałe przychody operacyjne, a gdy wynikają z niedokładności pomiaru – zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej,
szkody – utrata wartości zapasów, które fizycznie są, ale straciły przydatność.

Nadwyżkę można skompensować z usprawiedliwionym niedoborem, gdy podobieństwo zapasów lub opakowań wskazuje na pomyłkę przy przyjęciu albo wydaniu. Obie różnice muszą dotyczyć tej samej osoby odpowiedzialnej i tego samego spisu. Kompensatę liczy się według mniejszej ilości i niższej ceny.

Ujęcie w księgach

Kierownik jednostki zatwierdza protokół komisji z propozycją rozliczenia różnic. Księgowy ujmuje je w roku, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2). Różnice ze spisu przeprowadzonego w styczniu 2027 r. w ramach inwentaryzacji na 31 grudnia 2026 r. ujmuje się więc w księgach za 2026 r.

Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3).

Inwentaryzacja a spis z natury w PKPiR

Spis z natury do podatkowej księgi przychodów i rozchodów to odrębny obowiązek podatników, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Od 1 stycznia 2026 r. reguluje go nowe rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1299, § 20–22).

Najczęstsze błędy

Spisujący znają stany ewidencyjne (np. z wydruku arkuszy) albo sami odpowiadają za zapasy.
Brak oświadczeń o ostatnich dokumentach i nieoznaczony ruch towaru w czasie spisu – w efekcie różnice pozorne.
Zapasy u kontrahentów pominięte albo tylko „wysłano prośbę o potwierdzenie”. Bez odpowiedzi trzeba przeprowadzić udokumentowaną weryfikację. Zapasy w drodze weryfikuje się na podstawie dokumentów.
Zapasy odpisywane w koszty przy zakupie spisane w innym dniu niż ostatni dzień roku.
Brak oceny przydatności zapasów i odpisów aktualizujących.
Rozliczenie różnic w następnym roku albo bez zatwierdzenia kierownika.

Inwentaryzacja jest warunkiem rzetelności ksiąg. Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg, prowadzenia ich wbrew przepisom lub podawania w nich nierzetelnych danych, podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do 2 lat albo obu karom łącznie (art. 77 pkt 1).

Lista kontrolna przed spisem

Biegły rewident przy spisie

Jeśli zapasy są istotne, biegły rewident jest obecny podczas spisu z natury, chyba że jest to niewykonalne (KSB 501, par. 4). Nie liczy zapasów za komisję – ocenia procedury i wykonuje kontrolne przeliczenia.

Gdy nie może być obecny, obserwuje spis w innym terminie albo stosuje procedury alternatywne. Bez wystarczających dowodów co do istotnych zapasów modyfikuje opinię (KSB 501, par. 6–7).

Dlatego termin spisu warto uzgodnić z firmą audytorską z wyprzedzeniem – najlepiej przy podpisaniu umowy o badanie.

Źródła

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani księgowej. Jeśli chcą Państwo uzgodnić termin obserwacji spisu w ramach badania, zapraszamy do kontaktu.